Hvad er arbejdsgrupper?
Arbejdsgrupper gør det muligt for flere medarbejdere at samarbejde om lokalebookinger og mødeforplejningsordrer, der er knyttet til møder i en fælles Outlook-kalender.
Funktionen er især relevant for sekretærer, administrative medarbejdere og andre, der planlægger møder på vegne af en afdeling eller et team.
Bemærk: Arbejdsgrupper giver ikke adgang til fælleskalendere. I skal allerede have de nødvendige rettigheder til at oprette og redigere møder i den pågældende Outlook-kalender.
Fordele ved arbejdsgrupper
- Nemmere samarbejde om fælles kalendere.
- Mindre afhængighed af én bestemt medarbejder.
- Hurtigere håndtering ved ferie, sygdom eller andre fravær.
- En mere fleksibel administration af lokalebookinger og mødeforplejning.
Sådan fungerer det
Tidligere kunne kun den person, der havde oprettet en lokalebooking eller mødeforplejningsordre, redigere den.
Med arbejdsgrupper kan flere personer nu administrere de samme bookinger og ordrer, når følgende er opfyldt:
- Mødet ligger i en fælles Outlook-kalender.
- Den medarbejder, der redigerer bookingen, har adgang til kalenderen.
- Medarbejderen er medlem af en arbejdsgruppe, som har adgang til den pågældende fælleskalender.
Det betyder, at flere medarbejdere kan overtage eller hjælpe hinanden uden at skulle starte bookinger forfra.
Eksempel
En sekretær opretter et møde i afdelingens fælleskalender og bestiller et mødelokale samt forplejning.
Senere bliver sekretæren syg. En kollega med adgang til den samme fælleskalender og medlemskab af den relevante arbejdsgruppe kan nu åbne mødet og ændre både lokalebookingen og forplejningsordren.
Tidligere ville kun den oprindelige bestiller have kunnet foretage disse ændringer.
Hvem kan redigere?
En booking eller ordre kan redigeres, hvis én af følgende betingelser er opfyldt:
- Du er den medarbejder, der oprindeligt oprettede bookingen eller ordren.
- Bookingen er knyttet til et møde i en fælles kalender, og du er medlem af en arbejdsgruppe, der har adgang til denne kalender.
Ofte stillede spørgsmål
Kan arbejdsgrupper give mig adgang til en fælleskalender?
Nej. Adgang til fælleskalendere administreres fortsat i Outlook eller Microsoft Exchange. Arbejdsgrupper bygger oven på de eksisterende adgangsrettigheder.
Ændrer arbejdsgrupper, hvem der ejer Outlook-mødet?
Nej. Outlook-mødet fungerer præcis som hidtil. Arbejdsgrupper ændrer kun, hvem der kan administrere de lokalebookinger og mødeforplejningsordrer, der er knyttet til mødet via løsningen.