Servicecenter - Administrer ressourcer

Denne guide henvender sig til servicecenteradministratorer, som ønsker at oprette, redigere eller slette ressourcer til ressourcebooking.

I guiden tager vi udgangspunkt i et lokale, men processen er den samme, hvis du skal administrere AV-udstyr eller biler. Du lærer blandt andet, hvordan du opretter en ressource og tilpasser dens indstillinger, tilgængelighed og adgang.

1. Tryk på ikonet "Administration"
2. Vælg "Vis alle" under Ressourcer

• Hvis du vil oprette et nyt lokale, skal du trykke på knappen "Opret ressource" og derefter vælge "Lokale".

• Hvis du vil redigere eller slette et lokale, skal du trykke på de tre prikker til højre for lokalet og vælge "Rediger" eller "Slet".

Opret lokale

Simpel oprettelse

1. Udfyld "stamdata" på lokalet, så som navn og lokalenummer
2. Angiv om lokalet skal være aktivt med det samme
3. Angiv filterdetaljer – det er de kriterier, brugere kan søge på ved booking af lokalet, f.eks. hvor mange personer der er plads til, hvilken sal lokalet ligger på, eller lokalets størrelse
4. Tryk på knappen "Opret" for at oprette lokalet. Ønsker du at benytte avancerede muligheder, så udfyld disse først.

Avancerede muligheder

De avancerede muligheder er valgfrie og giver dig mulighed for at finjustere, hvordan lokalet fungerer i praksis – blandt andet omkring rengøring, ad-hoc-lokationer og kalenderintegration.

1. "Afrydnings-buffer" Angiver, hvor lang tid der skal beregnes til rengøring af lokalet efter brug, før en ny booking kan starte
2. "Anden lokation" giver mulighed for at benytte ad-hoc-lokationer, så som brugerens eget kontor
3. "Kalender-integration" giver mulighed for at integrere med de ansattes kalender.
   1. Meeting invite: Angiv en email-adresse som kan bruges til Exchange eller andre kalender-løsninger. Benyttes primært i Facilitynet's Outlook Add-In
   2. EWS: Book via EWS giver mulighed for at benytte Exchange Web Services (EWS) til at booke lokalet

   3. Starleaf: Angiv en email-adresse som kan bruges til Starleaf-udstyr

Bordopstilling

Hvis du ønsker at give brugerne mulighed for at bestille forskellige bordopstillinger til lokalet, kan du angive mulighederne under undermenuen "Bordopstilling".

For hver bordopstillingstype kan du angive, om den er mulig i lokalet ved at klikke på den (1). Du kan også vælge én opstilling som standard. Standardopstillingen er den bordopstilling, der anvendes, hvis der ikke bestilles en anden, og den vil som udgangspunkt være den første, brugeren ser (2).

Du kan ændre standardopstillingen ved at vælge en anden opstilling og trykke på "Gør til standard" (3).

Du kan også oprette din egen bordopstilling ved at trykke på "Tilføj ny bordopstilling" (4). Herefter kan du give opstillingen et navn og uploade et billede.

Tip: Du kan også bruge denne funktion til blot at angive den eksisterende bordopstilling i lokalet, selvom brugerne ikke har mulighed for at bestille alternative opstillinger.

Tilgængelighed

Her kan du indstille, hvornår lokalet ikke kan bookes. Du kan enten lukke lokalet i en begrænset periode, for eksempel på grund af reparationer eller et internt arrangement, eller angive faste lukketider.

1. Er lukningen en enkelt begivenhed, trykker du på knappen "Tilføj lukket periode". Her angiver du dato og tidspunkt for hvornår lukkeperioden starter og slutter, samt giver en kort årsag
2. Aktiverer du "Daglig lukketid", kan du angive hvornår lukketiden starter og slutter hver dag
3. Det er også muligt at angive at lokalet kun kan bookes inden for en specifik periode hver dag. Du aktiverer blot "Daglig booking-tid" og angiver start- og sluttid for den tilladte booking-periode

Adgangskontrol

Hvis lokalet skal være tilgængeligt for alle, behøver du ikke ændre noget under "Adgangskontrol".

1. Ønsker du at begrænse adgang til lokalet, aktiverer du "Begrænset adgang"
2. Hvis andre stadig må se lokalet (uden at kunne booke det), aktiverer du "Synlig for alle"
3. Du kan indstille, hvis det kun er visse afdelinger, som må booke lokalet - du skal blot vælge den ønskede afdeling
4. Når den ønskede afdeling er valgt, trykker du på knappen "Tilføj"
5. Når du er tilfreds med dine valg, trykker du på knappen "Opret"

Punkt 3-4 kan gentages efter behov, hvis flere afdelinger skal have adgang til lokalet.